Doğru Elemanı Bulmak Kadar Özlük Dosyası Oluşturmak da Önemli…

Ahmet Bey, işe başlayalı 3 gün olmuştu ki, bir sabah sekreter tarafından eline bir tebligat tutuşturuldu. Tebligatta, 2 yıl önce işten ayrılan bir kaynak ustasının iş kazası nedeniyle açtığı dava bildiriliyordu. İşte o günden itibaren şirketin depolarında tozlu raflarda bir dosya aramaya başladı Ahmet Bey. Bu personele ait “özlük dosyası”nı bulması gerekiyordu.

Rasime Sazak

İnsan Kaynakları

 Ahmet Bey, işe başlayalı 3 gün olmuştu ki, bir sabah sekreter tarafından eline bir tebligat tutuşturuldu. Tebligatta, 2 yıl önce işten ayrılan bir kaynak ustasının iş kazası nedeniyle açtığı dava bildiriliyordu. İşte o günden itibaren şirketin depolarında tozlu raflarda bir dosya aramaya başladı Ahmet Bey. Bu personele ait “özlük dosyası”nı bulması gerekiyordu.

 

Önce tüm personelin özlük dosyalarının nerede olduğunu sordu. Muhasebeye sormasını söylediler. Muhasebe Müdürüne iletince konuyu, tüm dosyaların bulunduğu deponun anahtarını eline tutuşturdu. 2 gün depoda aradı ama karışık, yırtık, eski ikametgâh belgesi, izin dilekçesi veya dağılmış fotoğraflardan başka bir şey bulamadı.

 

Bir de maaş bordrolarını yapan muhasebecilerine sormasını tavsiye ettiler. Ahmet Bey, maaş bordrosunu yapan muhasebeci ile konuşunca, bir sonuca varamayacağını anladı. Sadece ona gönderilen fazla mesai kayıtları vardı.

 

Ahmet Bey, mahkemeye 2 yıl önce ayrılan personel ile ilgili hiçbir kayıt sunamadı…

 

“Aradığımız montaj elemanını bulduk, hemen üstünü değiştirsin, işe başlasın” diyebilir miyiz?

Aradığımız özelliklerde elemanı bulmak kadar, o personelin işe başladıktan sonraki yasal işlemlerinin yapılması da bir o kadar önemlidir. İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Personel özlük dosyası İş Kanunu’nun 75’inci Maddesi’ne göre işverenin işçi hakkında tutması gereken evrak bütünüdür.

 

İşçi Özlük Dosyası Madde 75- İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

 

İşçi/personel özlük dosyası her işçi için ayrı ayrı düzenlenmelidir. Eğer özlük dosyası düzenlenmeyen işçiler varsa her biri için ayrı ayrı idari para cezası söz konusu olur. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı 2018 yılında işçi özlük dosyası düzenlememenin cezasını işçi başına 1.853 TL olarak belirlemiştir. Bu rakam her yıl değişmektedir.

 

İş Kanunu ve ilgili kanunlarda özlük dosyasının kaç yıl saklanması gerektiğine dair bir bilgi bulunmamaktadır.

SGK mevzuatına göre ise; işveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadır.

 

Personel özlük dosyalarının şekli konusunda yasada açıkça bir düzenleme yapılmamış, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtlar şeklinde genel ifadelere yer verilmiştir. Ancak yasal hükümler ve personel departmanı işlemleri göz önünde bulundurulduğunda bir özlük dosyasında; tüm belge ve bilgiler üçüncü şahıslardan saklı kalmak kaydıyla; bulunması gereken evraklar:Kimlik fotokopisi, Cumhuriyet Başsavcılığı’ndan alınacak adli sicil kaydı,Mezun olduğu okul diploma fotokopisi,Eğitim sertifikaları, Ehliyet, mesleki eğitim sertifikaları, Sağlık raporu, İşeuygun portör muayeneleri, Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri),

 

Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler,

 

Referans mektupları ve CV’si, Engelli işçi ise sakatlık raporu aslı veya fotokopisi,

 

Sakatlık indiriminden yararlanabilmesi için ilgili defterdarlıktan indirim uygulanacağına dairyazı,Sakat işçi için İŞKUR müracaat kayıt evrakı,Teslim edilen araç gereç için zimmet belgesi, SGK sigortalı işe giriş bildirgesi (4-1(a)), SGK sigortalı işten ayrılış bildirgesi(4-1(a)), AGİ aile durum bildirimi, İş sözleşmesi, fazla mesai  için işçiden alınan onay, Ücret kesme cezalarının nedenini gösteren belgeler, İş kazası ve meslek hastalığı ile ilgili belgeler, Kullanılan yıllık izine ait belgeler, İhtar vb.. belgeler, Çalışma belgesi, İbranameler, İstifa dilekçesi, İşverenin haklı nedenle fesih ’ine dair belgeler, Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti.

 

Mesleki Yeterlilik Belgesi veya Sertifikalarını İstemeyi Unutmayın…

26 Eylül 2017 tarihli Resmi Gazete’nin 30192 sayısında yayımlanan 3’üncü Tebliğ’de 33 mesleğe daha MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi zorunluluğu getirildi. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından açıklanan tebliğde yer alan 33 meslek ile MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi olmayanlar Tebliğ’in bugün yayımlanmasına istinaden, bugünden itibaren 12 ay sonra çalıştırılmayacaktır. (26 Eylül 2018 tarihinde son bulmuş olacak)Dolayısıyla işe aldığımız personelin yapacağı işler mesleki yeterlilik kapsamında ise bu belgeye sahip olup olmadığı sorulmalı ve mutlaka özlük dosyasında saklanmalıdır. Ayrıca işe başlatılan bir personelin veya çalışırken bu belgeye sahip olması, işveren olarak istihdam teşviklerinden faydalanma avantajı sağlayacaktır.

 

Özet Olarak;

Herhangi bir tarihte işveren, işçi ve devlet arasındaki ilişkilerde ortaya çıkacak bir uyuşmazlıkta ilk başvurulacak kaynak özlük dosyasıdır. Hem işçinin hem de işverenin tüm iddialarının kanıtı bu dosya içerisindeki evraktadır. Bu sebeple dosya içerisindeki tüm belgeler güncel ve asıl nüshası ile saklanmalıdır. Özellikle,  iş kazası ve meslek hastalığı gibi sigorta olaylarında işverenin yükümlülüklerinin zamanında ve doğru şekilde yerine getirilip getirilmediğinin ispatını sağlar.

 

Çalışanların özlük dosyalarının düzenlenmesi, çalışanların açacağı iş mahkemesindeki davalarda delil olarak sunulan özlük dosyalarındaki her türlü bilgi ve belgeler ile işveren lehine kazanım sağlayacaktır. İşvereni idari para cezalarından kurtardığı gibi, ilgili evrakın düzenlenmesiyle, işçi-işveren arasındaki özellikle belgeye dayanan ihtilafların azalmasına sebep olacaktır.

 

İşletmelerin kurumsallaşmasında özlük dosyaları önemli bir yer tutmaktadır.

Rate this item
(0 votes)
Rasime Sazak

İnsan Kaynakları Uzmanı

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.

reklam3

Son Tweetler

Asansör Vizyon ve Lift Vision İOS ve Android mobil uygulamaları çok yakında sanal marketlerde
36.sayımız an itibariyle dağıtıma çıkmıştır. Şimdiden keyifli okumalar dileriz... https://t.co/HNzqrGGmHJ
Fuar fuar gezmeyi seven dergi LIFTVISION, şimdi de Cidde'de... https://t.co/FIfELbC1NZ
Takip Et Asansor Vizyon on Twitter